Cara Membuat Signature Gmail dengan Mudah

Signature Gmail saat ini sering digunakan oleh banyak perusahaan. Signature adalah teks yang diletakkan pada bagian akhir email. Biasanya, signature berupa informasi alamat email, website, URL, nama, dan informasi bisnis lainnya. Signature ini bisa disetting secara otomatis, agar setiap Anda mengirim email, signature bisa tampil.

Signature email saat ini menjadi bagian terpenting dalam email perusahaan atau bisnis. Signature ini memang tampak sepele dilihat. Tapi, dengan adanya signature, pembaca jadi tahu sedang berbicara atau berinteraksi dengan siapa.

Cara Membuat Signature Email

Kali ini, akan kami paparkan panduan mudah bagaimana cara membuat signature email yang baik. Email yang digunakan pada artikel ini khusus untuk Gmail. Sebelum memulainya, pastikan Anda memiliki akses akun Gmail terlebih dahulu agar bisa memulainya.

Cara Membuat Signature Email dengan Gmail

Jika Anda menggunakan Gmail untuk melakukan aktivitas berkirim email Anda, berikut kami jelaskan panduan cara membuat signature pada Gmail:

Login terlebih dahulu pada akun Gmail Anda
Klik menu pengaturan yang terletak pada dashboard di bagian pojok kanan atas
Lalu klik menu setting
Perhatikan menu tab “General”, kemudian geser hingga bagian bawah, hingga ke menu “Signature”
Selanjutnya, tulislah signature yang Anda inginkan
Jika sudah selesai, kemudian klik “Save Changes” di bagian bawah

Cara Membuat Signature Email dengan Webmail

Selain Gmail, Anda bisa juga membuatnya melalui webmail. Nah, jika Anda lebih sering menggunakan webmail, maka langkah-langkah pembuatannya adalah sebagai berikut:

Login pada control panel WebMail lalu pilihlah RoundCube (jika Anda belum bisa mengaksesnya, silahkan hubungi support layanan hosting Anda)
Masuk pada control panel RoundCube, lalu klik tombol “Setting” yang ada di bagian kanan atas
Jika sudah berada di dalam menu pengaturan, pilihlah menu“Identities”
Dalam menu“Identities”, klik akun email yang ada di bagian kanan
Isilah signature yang Anda inginkan seperti berikut
Jika sudah selesai klik tombol save

Kenapa Signature Email Sangat Penting?

Kini, hampir setiap perusahaan yang bergerak dalam industri e-commerce menggunakannya. Hal ini karena signature sudah begitu penting dalam sebuah bisnis.

Zaman dulu, para pengusaha biasanya memberikan kartu nama jika bertemu klien atau rekan bisnis. Tujuannya adalah untuk saling bertukar informasi. Nah, sama halnya dengan signature pada email. Fungsinya untuk memberi informasi, atau bertukar informasi.

Baca juga: Panduan Online Marketing Lengkap untuk Pemula

Baik kartu nama maupun signature pada email, keduanya dapat meyakinkan penerima email bahwa mereka sedang berinteraksi dengan orang profesional.

Signature pada email juga berperan penting bagi perusahaan dalam branding. Signature tersebut akan memberi kesan pertama yang baik bagi para klien atau penerima email.

Pembuatan signature pada email pun bisa lebih profesional karena bisa dibuat semenarik mungkin. Selain menuliskan ucapan terima kasih, Anda bisa mengikutinya dengan nama terang di bagian akhir.

Tips Membuat Signature Gmail yang Menarik

Agar signature pada Gmail tampak menarik dan profesional, Anda perlu memperhatikan beberapa tips berikut:

1. Mencantumkan Nama Perusahaan, Gelar, dan Nama Sendiri

Hal terpenting dalam pembuatan signature email adalah mencantumkan nama lengkap, jabatan di perusahaan, dan nama perusahaan. Jika Anda adalah seorang profesional, cantumkan nama, beserta gelar (jika ada). Hal ini agar penerima email tahu mereka sedang berinteraksi dengan siapa.

2. Mencantumkan Alamat dengan Benar

Jika Anda seorang pengirim email profesional, cantumkanlah alamat lengkap di email. Tidak perlu panjang-panjang, cukup singkat saja. Namun, jika Anda mewakili perusahaan, cantumkanlah alamat perusahaan secara lengkap dan detail.

3. Menambahkan Informasi Nomor Telepon yang Bisa Dihubungi

Menambahkan informasi nomor telepon bisa menjadi suatu hal yang penting dan berguna. Baik perusahaan maupun profesional, cantumkanlah nomor telepon aktif yang mudah dihubungi. Fungsinya, agar pembaca email Anda mudah menghubungi jika suatu waktu mereka membutuhkannya.

Namun, hal ini juga perlu dipertimbangkan. Mencantumkan nomor telepon berarti Anda harus siap ketika suatu waktu pembaca menelepon Anda. Biasanya, orang yang benar-benar berkepentingan akan lebih memilih jalur telepon daripada harus berbalas email. Karena, melalui telepon komunikasi jauh lebih cepat dan leluasa.

Kami menyarankan untuk mencantumkan satu nomor telepon saja. Meski Anda memiliki banyak nomor telepon, cantumkanlah yang biasa dan sering digunakan.

4. Cantumkan Alamat Website Aktif Anda

Untuk Anda yang menggunakan email personal, website sebenarnya tidak begitu penting. Terlebih jika website tidak berisi tentang biodata atau riwayat Anda. Namun, jika tetap ingin menggunakannya, kami sarankan untuk memasukkan website/blog pribadi yang termasuk ke dalam personal branding.

Untuk email perusahaan, menyertakan alamat website bisa menjadi wajib. Website perusahaan dapat membantu pembaca untuk mengetahui informasi penting tentang perusahaan Anda. Mereka akan mempelajari perusahaan Anda lebih lanjut pada website tersebut. Atau, website pun bisa memberi mereka informasi tentang profil perusahaan Anda.

5. Menambahkan Logo atau foto

Logo dan foto bisa disesuaikan dengan jenis email. Jika email perusahaan Anda bisa mencantumkan logo di dalamnya. Logo yang digunakan tentu saja logo perusahaan Anda. Penambahan logo agar meyakinkan pembaca dan email pun akan terlihat lebih profesional.

Nah, untuk email personal, Anda bisa menambahkannya foto diri dalam signature email. Namun, jangan foto sembarangan. Gunakanlah foto formal dan bukan jenis foto selfie maupun wefie.

6. Buat Signature Email Anda Simple Tanpa Mencantumkan Banyak Informasi

Signature email memang difungsikan untuk memberi informasi tambahan. Tapi, jangan terlalu berlebihan dalam mencantumkannya. Penerima email cenderung mengabaikan signature yang terlalu panjang dan tampak ribet.

Sebaiknya, tambahkan signature yang jelas, singkat dan padat. Cantumkanlah info sesederhana mungkin tapi jelas. Seperti menambahkan alamat, alamat website, nama, foto atau logo. Informasi tidak perlu lagi ditambah dengan Facebook, Instagram, penambahan nomor telepon, alamat email alternatif, dan lainnya.

7. Pastikan Informasi yang Dicantumkan Relevan

Jika semua informasi telah Anda tulis, seperti nomor telepon, alamat, dan lainnya. Kemudian suatu waktu alamat, nomor telepon, atau informasi lainnya berganti, hendaknya Anda ganti informasi tersebut sesegera mungkin. Hal ini demi kenyamanan klien, atau pembaca yang suatu waktu menghubungi Anda.

Kesimpulan

Signature email memberi manfaat besar pada bisnis atau perusahaan kita. Dengan mencantumkan signature, Anda bisa mengenalkan diri Anda, membuat subscriber tertarik untuk menghubungi Anda, mempromosikan layanan, dan lainnya.

Signature pada email bahkan telah digunakan oleh perusahaan-perusahaan besar. Jadi, sudah saatnya kini Anda mengikuti jejak mereka untuk meraih tujuan serupa. Signature menjadi salah satu cara bagi setiap perusahaan untuk mempromosikan produk atau layanan yang mereka tawarkan.

Baca juga: Cara Membuat Email Gmail Baru di HP

Demikian cara membuat signature Gmail dan sedikit tambahan pembuatan di Webmail. Kini saatnya Anda mencoba. Ikuti langkah-langkah yang telah kami paparkan di atas. Setelah Anda berhasil, maka signature email yang Anda buat akan muncul secara otomatis. Selamat mencoba!